涉外文秘毕业论文

涉外文秘毕业论文

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涉外秘书，是一种国际化的职业，对语言有较高要求。下文是我为大家整理的关于的范文，欢迎大家阅读参考!

篇 1

谈涉外文秘专业跨文化交际能力的培养

摘要: 本文以跨文化理论为基础,以实际调查材料为佐证,指出了高职高专涉外文秘专业学生在英语学习中存在的跨文化交际能力缺失的问题并分析了缺失的原因,阐述了培养涉外文秘专业学生跨文化交际意识和能力的重要性,并提出了解决这一问题的基本对策。

关键词: 涉外文秘专业跨文化理论跨文化交际意识跨文化交际能力

随着经济全球一体化的进程,我国经济正逐步与国际接轨。国内合资、独资企业数量激增,市场急需大量具备外语和秘书专业知识的新型秘书人才―涉外秘书。涉外秘书与普通秘书的主要区别在于沟通的对象和沟通的工具不同:普通秘书的工作对象是土生土长的本国人,而涉外秘书是为三资企业、外国驻华机构和我国涉外机关及相关企事业单位服务。为了使这些单位的经营活动能够顺利运转,涉外秘书在工作中需要接触到各种行业的人,需要处理好各个部门之间的关系。因此,作为涉外秘书,良好的跨文

化沟通技能是他们首先必须具备的基本素质。而如何真正提高学生的英语综合素质,扎扎实实提高涉外文秘学生的英语交际能力,以培养适应社会发展所需求的综合性全面发展的高素质人才,是目前我们面临的一个迫切问题。笔者对此加以探讨。

1 涉外文秘专业的教学现状

笔者对现在任教的涉外文秘专业的学生进行了问卷调查,发放问卷 100份。问卷结果显示:(1)大部分教师的英语教学尚停留于传统教学模式,基本以应试教学为主。教学以"填鸭"式为主,课堂气氛沉闷,没有吸引力,课文讲解局限于词和句的表层意义、篇章结构及组句成篇等手段的分析,对文化的讲解不够重视,影响学生运用语言能力的提高。(2)应试倾向严重。教师、学生在统考指挥棒的作用下,把"教"、"学"的中心都放在了英语四、六级考试上或者其它的职业技能考试上,教学围绕考试转。这样就造成了学生英语知识结构和综合能力发展的不平衡。70%的学生认为,目前的英语学习不利于其创造性和个性的发展,不利于新世纪大学生跨文化交际能力的培养。(3)54%的学生认为部分英语教师自身的跨文化素质有待提高。如果教师本身的跨文化修养不高,又怎能培养学生的语言文化能力呢?(4)80%的学生认同跨文化的重要性,并表现出强烈的求知欲望。综上所述,笔者认为,有必要加强涉外文秘专业学生跨文化交际能力的培养,为国家输送高素质的涉外秘书人才。那么,什么是跨文化交际能力,在涉外秘书专业的英语教学过程中如何培养学生的跨文化交际能力呢?笔者将作以下重点阐述。

2 跨文化交际能力内涵综述

跨文化交际能力(intercultural communicative competence)的概念形成于上世纪 60 年代末 70 年代初,由美国社会语言学家 Hymes 提出。他认为,跨文化交际能力包括语言能力(linguistic competence)和语言运用能力(linguistic performance)。交际能力通常定义为运用目的语进行有效语言交互活动(linguistic interaction)的能力,即在真实交际环境中能够自然交流的能力。根据 Hymes 的观点,交际能力不仅包括掌握语言形式规则,而且包括掌握语言使用的社会规则,即知道"什么时候该说,什么时候不该说;该对谁在什么时候、什么地点、以什么方法说什么"(Hymes,1972:P277)。Hymes 认为交际能力有四个重要参数,即语法性、适合性、得体性与实际操作性,其中适合性和得体性的实质是语言使用者的跨文化交际能力,它们处于核心地位。简而言之,跨文化交际能力指的是在跨文化交际中具体处理问题的能力,包括宽容的态度和能力,根据话题、语境、文化背景使用得体、恰当的语言的能力等。

西方语言学家认为外语教学的总目标应该是:"所有学生都应该发展在目标语社会中得体地活动和与该文化承载者所需要的文化的理解、态度和具体技能。"(胡文仲,2004)"学习外语不仅要掌握语音、语法、词汇和习语,而且要知道操这种语言的人如何看待事物,如何观察世界,要了解他们如何用他们的语言来反映他们社会的思想、习惯、行为,要懂得他们的心灵之语言,即了解他们的文化。"(邓炎昌、刘润清,1989)

3 跨文化交际能力对涉外文秘专业的重要性和必要性

3.1 什么是涉外文秘

在国外,涉外秘书一般在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中

工作。他们要和全球范围内的客户联络和提供服务,他们的工作是国际化的,也是非常重要的。在我国,涉外秘书是指在"三资"企业、外国驻华机构、我国涉外单位及相关部门供职的秘书,是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书,他们掌握一门及以上外语,能操作办公自动化设备,懂经济、懂法律,掌握秘书工作理论和技能,是辅助上司实施管理的专门人才。

3.2 涉外秘书的工作特征

秘书的主要工作就是协助上司处理各类商业性事务,并且负责起草合同,联络客户,收发函电,参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策,等等。而涉外文秘主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作,涉外工作对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业,具有涉外性、辅助性、事务性的特点。

以下笔者就从涉外秘书工作中的两个主要方面来分析跨文化交际能力的重要性。

3.2.1 办会

在物质文明和精神文明都到达了一定程度的现代社会,商务会议已经成为各国和各企业事业单位的基本活动形式之一。常见的商务会议类型有股东大会、董事会、商务谈判会议、企业新闻发布会、展览会、团队会议等。本文以商务谈判会议为个案来说明跨文化知识在涉外秘书工作中的重要性,以会议座位安排为例。

笔者认为办会工作涉及"权利距离"这个文化概念。权力距离指的是一个社会中的人群对权利分配不平等这一事实的接受程度。接受程度高的国家,社会层级分明,权力距离大;接受程度低的国家和民族,人和人之间比较平

等,权力距离则小。中国与美国相比,很显然中国的权力距离比美国的要大。权力距离大小在组织结构中会有较明显的表现:权力距离大的文化中的组织结构一般层级鲜明,金字塔般比较陡峭,如日本、韩国或者中国的企业;而权力距离小的文化中的组织结构一般就比较扁平,如美国、北欧的公司。

另外,决策方式也不同:权力距离大的国家倾向于用自上而下的决策方式,有时即使高喊民主决策,也是形式为多;权力距离小的国家则倾向于自下而上的决策方式,善于吸纳底层的意见,而作为低层的人也敢于说出自己的所思所想。当然,权力距离的大小都是相对的。虽然我们知道美国的权力距离小于中国、韩国或日本,但与许多北欧国家比,它的权力距离却又是大的。

这一点从公司的董事会的开法和座位安排上就能看出来。一般来说,去旁听美国公司的董事会会议,比如波音公司,走进会议室看一看各人所坐的位置,听一听讲话人的口气,你就能大致猜出谁是掌握权力的人或者主要的决策人。但是,如果你去北欧国家的公司旁听董事会,比如瑞典的宜家家居,董事会成员似乎随意乱坐,发言时也是七嘴八舌,有话就说,很难看出谁是权威人物,因为低调、平等是北欧文化的底蕴。了解到这样的文化差异,秘书在安排会议座位和组织会议进程时就不会出现失误和尴尬,避免会议的失败。

3.2.2 办事

3.2.2.1 接待业务

接待工作是履行秘书公共关系职能的重要一环。在接待工作中,秘书肩

负着双重任务:一方面为领导人挡驾,处理部分接待工作或为领导人直接做接待辅助工作。另一方面接待访客,为访客实现其来访目的提供服务,努力使其满意而归。接待工作的主旨在于为本单位或企业建立良好的公共关系形象,达到公共关系目的。接待工作的基本环节包括迎客、待客、送客。秘书接待的效果如何,会直接对自己组织的发展产生影响。

因此,掌握涉外接待的基本规范是涉外秘书的必修内容。在涉外接待的工作中,涉外秘书人员最需要注意的是"各社会或群体在问候、道歉、感谢、祝贺、邀请、恭维等诸多言语行为方面都有其独特规则可循,即使是类似的情景、相同的社会功能,所实施的言语行为的语句可能截然不同,所采用的方略也有天壤之别"。比如接待美国客人时需要了解的是,美国是一种典型的非正式文化,所以美国人尽量避免一切正式的东西,像头衔、尊称,以及与他人交往时繁琐的礼仪。他们喜欢在简单的问候之后,谈论天气、工作、居住环境等话题,试着找出双方的共同之处。法国人则保守而正式,初次见面握手是必要的。与法国人握手时可以向对方传达适度的问候,但不要询问对方的家事。而在某些国家,如印度、印尼、马里,以及所有阿拉伯国家,则不能用左手与他人接触或用左手传递东西等。

3.2.2.2 商务活动

在现代社会中,涉外秘书因工作的需要会成为许多涉外商务活动的当事人。商务活动因为其对象的不同,所涉及的文化也大相径庭。下面就以约会安排和商务宴请两个主要的商务活动来说明。

约会安排是秘书日常工作之一。但因为不同的时间观念和效率意识,约会安排有时并非易事。世界著名的跨文化管理咨询专家理查德刘易斯将全

球的时间观分为三种:一是单线活动型时间观,如北欧、北美。

二是多线活动型时间观,如南欧。

三是环形时间观,如亚洲和非洲。其中,"单线"型时间观习惯在同一段时间只做一项工作,而"多线"型时间观习惯在同一时间段可以开展其它工作,而东方文化则认为,时间是一个封闭的圆环,循环不已。

由于时间观不同,他们对事务的处理方式也不一样。在时间就是金钱的美国,商务活动至少要提前三到四周预约,且商务会面一定要是高效率的。在法国,圣诞节和法定假日与整个八月都是不能安排商务活动的,因为 8 月是其休憩的时间。

而对于犹太人来说,周末是去教堂的时间,所以也不会安排任何的商务活动。西方学者认为文化敏感性至少包括四个层次的意思;首先,能够注意到表面的异国文化特征;其次,能察觉到与自己文化有明显差异并可能发生文化冲突的异国文化特征;再次,能在理论上或是理性地理解与自己文化有明显差异的异国文化特征;最后,可以设身处地为对方着想,真正理解对方的所作所为。(胡文仲,2004)作为涉外秘书,如果不具备这种文化敏感性,不能深入地了解自己服务的对象的文化,无疑会导致工作失败。

商务宴请是商务活动中的必要环节。在商务宴请的过程中,往往涉及许多由于文化差异所造成的饮食文化。作为涉外秘书,如果对这些文化差异欠缺了解,可能会造成商务宴请活动的失败,从而影响到公司的利益。民以食为天,饮食文化是一个民族文化的核心文化之一。生活在不同国家和地区的人,在长期的生活中形成的风俗习惯也千差万别。比如,在非洲很多地方,吃饭不用桌椅,也不用刀叉,更不用筷子,而是用手抓饭。每个人用左手

按住饭盒或菜盒的边沿,用右手抓自己面前的饭和菜,送入口中。

另外,送礼也是跨文化商务活动中交往双方为表达彼此友好感情的必要的活动之一。但是不同的国家对礼品及送礼行为有着不同的见解。如果秘书接触的客人是法国人,需要注意的是,法国人喜欢花,但切记不能送菊花、牡丹花、康乃馨和纸做的花,而且通常送花要逢单数,但又不能是 13朵,因为许多天主教徒忌讳 13。还有,在商务交往中男士不宜向女士送香水,也不要送刀剑、叉餐具之类的物品,因为这意味着会割断双方关系,但香槟酒、白兰地、糖果等等都是不错的选择,而一些有艺术感和美感的礼品,如唱片、字画或一些书籍,如传记、历史、评论及名人回忆录等也会很受欢迎。

4 跨文化交际能力培养的方法

2000 年,教育部高等教育司关于印发《高职高专教育英语课程教学基本要求》的通知中明确指出:"高职高专教育的英语课程是以培养学生实际运用语言的能力为目标,突出教学内容的实用性和针对性。"

西方语言学家指出,外语教学的总目标应该是:"所有学生都应该发展在目标语社会中得体地活动和与该文化承载者所需要的文化的理解、态度和具体技能。"(胡文仲,2004)著名的教育学家 Byram(1989)也曾说过:"外语教育应当包括四项内容:(1)语言学习;(2)语言意识;(3)文化意识;(4)文化体验。"这些都与高职高专的英语教学基本要求中的培养学生的语言实际运用能力和交际能力相符合。因此,涉外文秘专业的英语教育应该把培养学生的语言运用能力和涉外交际能力作为最终目标,而文化因素应该被充分地纳入课堂内外教学过程中,教学策略也应该是综合的、多管齐下的、

灵活多样的。

4.1 显性教学法

文化教学可以以显性方式进行。例如英语国家概况、英语简史、英语习语、英语典故,英语中的幽默、英汉语"色差"、姿体语、英美名人轶事,等等,可以通过举办专题讲座的形式,直接"灌输"给学生。我们可以利用每一个西方的节日,给学生讲授与之相关的风俗和习惯,并组织相关活动;邀请外教来校与学生直接交流,给学生创造近距离。在学习每篇新材料之前,我们要对其文化及历史背景知识进行介绍,以有助于学生更好地理解材料主旨,并达到扩展这方面知识的目的。

4.2 隐形教学法

文化教学也可以利用英文电影、英文小说、英文故事、英文歌曲等对学生进行英语语言文化的潜移默化,从深层次挖掘其文化内涵。鼓励学生多看或多听一些与英语国家有关的文、史、哲、社方面的材料(书报、录音、电台、影片等),这样有利于学生通过观察、阅读、听说等途径构建背景知识图式,从而再为阅读理解和交际服务。对比分析既是跨文化研究的主要方法,也是第二语言教学的重要方法(毕继万,1998),它能够帮助人们认识母语语言和经受文化的干扰,把握那些"貌合神离"、大同小异的部分,也有助于学生或接受、或选择、或吸收、或强化不同文化中的不同成分。换句话说,教学中可通过对比两种文化的差异来导入文化,如:对比英美人和中国人对恭维和谦虚的不同反应;对比不同国家两个民族对家族关系称谓的区别;对比各国不同的送礼、宴请、招待的方法和方式等。这样能让学生既了解英美人的风俗习惯,又进一步认识本民族的习俗。

5 结语

总而言之,想要成为一名优秀的涉外秘书人才,学生不仅要熟悉本土历史、文化、习俗,更要加强对不同文化的了解,掌握各种文化之间的差异,提高对不同文化之间差异的意识和敏感性,知己知彼,求同存异,才能在跨文化商务交往活动中成功而出色地完成自己的工作和使命。

参考文献:

[1]Stern,H.H.Fundamental Concepts of Language Teaching[M].London:O.U.P,1983.

[2]毕继万.跨文化交际研究与第二语言教学[J].语言教学与研究,1998,(1):71-73.

[3]邓炎昌,刘润清.语言与文化[M].北京:外语教学与研究出版社,1991.

[4]菲利普 R.哈里斯,罗伯特 T.罗兰.跨文化管理教程[M].北京:新华出版社,2002.

[5]许力生,吴丽萍,新编跨文化交际英语教程[M].上海:上海外语教育出版社,2009.

篇 2

涉外文秘实训模式探索与创新

摘要：随着经济的发展，社会对文秘人才的需求越来越多，要求也越来越高。本文从职业发展教育角度和面临困境出发，分别就高校课程设置、职业培训、实训过程等几个方面进行论述，探析涉外文秘实训与社会需求对接的方法和对策。

关键词：涉外文秘;实训模式;探索 当前，我国正处于经济体制深刻变革，社会结构深刻变动，社会劳动分工细致化时期，对于实践性与应用性很强的文秘工作提出新的挑战和面临新发展机遇。其中较为明显的是全球化经济环境下，对于文秘工作面临着具有时代特征的职业要求，所以，要正视文秘专业教学中存在问题，与时俱进的深化秘书实训模式探索，满足社会对于复合型创新涉外文秘人员的需求。目前社会对涉外人才需求很大，针对涉外职业发展需求来设置涉外培训技能实训项目，教学过程中逐渐形成具有现代感、新颖性而又实用性的实训模式。

一、涉外文秘设立的课程学习情况

高职校涉外文秘教学现状大多普遍强调要重视秘书理论教学，但如果突出秘书职业技能的培养，提高学生的动手能力，就要有相对配套的设施和场地。许多学校在教学中把传统秘书教学应用涉外文秘中，且教学内容随意化、教学方法程式、考核方式单一等导致教学效果不理想。尤其是秘书的实训教学的状况很不平衡，有的只流于形式。

据调查设立涉外文秘专业多集中高职学校，课程主要涉及商务英语、公文写作、商务礼仪、档案管理、办公自动化、涉外秘书实务、企业管理等课程。专业课时数在逐渐加大，可见其主干课程地位在不断强化，课程建设逐步完善。明确教学，培养涉外实用"智能型"秘书人才，其中包括能说会道、文书写作、会务组织、接待安排等技能，样样都精通涉外工作人员。逐步把涉外文秘实训模式发展与国际化相接轨，要更新教育观念，因地制宜、因校制宜，进行涉外文秘实训模式探索与创新。

二、涉外文秘的社会需求情况

(一)时代需求和地理优势背景

近年来，随着经济发展，经济发展区域国际化合作的加深，外商投资企业云集，外向型经济发达。与此同时，很多外资企业倍感既懂外语与中文又懂涉外文秘工作的人才缺乏，招聘大学生来到企事业单位都是自己部门培养后才可以适应涉外文秘接待。出现许多文秘用人单位找不到好秘书的现状。当前许多学校把应用人才与就业工作相结合培养学生，注重如何培养学生的多种技能和高素质就业，找到适合的工作。相关数据表明，近年来，在上海、北京等地的人才市场，秘书一直是招聘的热门职业，一直排在就业行业的前十位，秘书已经发展成了一种社会职业。

(二)学科发展动力

2012 年 4 月下旬在厦门召开的《全国高等院校秘书学专业建设暨课程教学改革研讨会》，在会上各个高校教师进行了深入探讨，其中上海外国语大学杨剑宇教授说毕业生中涉外文秘人才供不应求。目前，国家秘书等级考试中涉外文秘为二级秘书是目前最高秘书等级，考虑专业培养和社会需求结合，从人文素养教育与跨文化、跨区域的人才需求，培养综合复合型秘书人才。良好的涉外人员实训模式可以为今后的教学工作提供参考和指导，并为今后学生就业提供科学的指导，指明正确的努力方向。

(三)各地区企业需求状况

涉外文秘实训特点是培养学生对知识的综合应用和优化发展规划。凭借学校自身教学条件，考虑到人文素养的教育与跨文化、跨区域、国际化人才培养需求，运用科学严谨的态度以期为文秘教学开拓新的发展空间，也是人才培养的有效路径。学院扬长避短、突出特色实训模式，用于教学实

践中，提高学生职业含金量，对提升人才培养水平与学生就业竞争力具有长远意义，从而培养学生"通双语，晓国际"的高级文秘人才。

三、涉外文秘实训模式探索

(一)情景式教学法

秘书实训教学均围绕秘书工作实务的基本要求来实施。灵活思路来实施教学，教学方法也要灵活多样，让学生自己去发现、去归纳、去掌握，变被动为主动，变"要我学"为"我要学"，以利于形成任务驱动下的学生自主学习法。况且，校内实训教学中，每个学生在一定的工作情景中要模拟秘书的角色，进行秘书工作，所以涉外情景模拟法教学方法的运用也相当重要，教师在教学中多加考虑。

情景模拟教学法具有很强的实践性、趣味性，能活跃课堂气氛，激发学生的积极性、主动性。在情景模拟中，学生是活动的主体，是演员。学生要扮演不同角色，按照既定的情节进行表演，在表演的过程中要不断地进行知识的回顾、思考，并且运用知识来解决问题。学生实质上是在表演中学，在学习中表演，很好地把学与练结合起来，教学效果当然更好。情景模拟教学法则以社会、市场对人才的要求为导向，以提高学生的各项实践能力为目标，有效避免理论与实践相脱节，学与用相脱节。情景模拟教学法使得整个教学过程生动、有趣，充分地激发学生的兴趣，有效地调动学生的积极性、主动性，达到"寓教于乐"的目的。

(二)一体化实践法

涉外实训教学是以能提高学生秘书职业能力为主线，强化技能训练为教学的基本特色，目的就是以实际操为原则，突出实务性特点，着重培养学

生的动手能力。进一步到中外合资或外资企业的工作现场构建生产性教学实践环境，进行顶岗实训，让学生直接参与企业会务组织、经营活动策划、会场布置和接待等真实的秘书工作活动，在实践与巩固课堂所学知识的同时，也实现了产学结合。有条件的情况下可以设立模拟公司实训、校外轮岗实训等。开展真实的实践教学活动，使学生真切地接触实际性的秘书工作，使所学知识得到巩固与提高。

(三)听说能力教学

培养学生的"三动"能力(即动手、动口、动脑能力)，强化"三办"技能(即办事、办文、办会的技能)。涉外秘书以职业能力培养为目标，对课程设置进行准确定位，也要以岗位为指针，明确教学内容，不要因为教学方式的不妥造成职业能力的缺陷，影响学生的就业。为了避免人们对涉外文秘课程理解成单纯记忆英语，强化英语能力的想法，教学改革中确实着力在实训空间和流程上下功夫。听说能力训练不单是听听录音，看看影像就可以提高。明确教学听说能力目标，运用各种教学手段，采取行之有效的教学方法，建立科学的课程教学考核与实训结合培养模式。

(四)职业技能大赛

学校可以根据教学情况举办职业技能大赛，或者"走出去"参加各种职业类比赛来提升学生教学中能力训练。比如：根据情景模拟需要，把学生分为若干组，每个学生扮演相应的角色。模拟签字仪式与谈判过程的完整过程，可以分组、角色分工。教师要根据模拟内容从中协调，确保每个学生都能参与角色的扮演。当然学生也可以交叉扮演不同的角色，体验不同角色的感受。加强教学中实训教学环节，这样使涉外文秘专业培养既有扎实

的专业知识，还要有较强的实践能力复合型人才。

(五)改革课程设置

改革课程设置，设立实训模式，激发学生学习兴趣，提高教学效果。建立科学的实训模式的基础要有扎实的理论知识基础。课内教学与课外相结合，课程设置分四个模块，即公共基础模块、职业基础模块、选修模块和实习模块。公共基础模块即文化课模块，主要对学生进行文化基础训练，着重解决学生学习专业课的基础问题;职业基础模块主要是涉外文秘专业的专业课及专业基础课;选修课主要是使学生进一步拓宽知识面。在实训中有理论基础为支撑具有一定的专业优势，这样使涉外文秘专业的毕业生具有较扎实的理论基础及较宽的专业知识。

(六)职业发展规划

涉外文秘工作的职业背景对于文秘人才所提出的具体要求，从而确立和明确职业实训目标。现代意义上的涉外文秘人才，不仅能够处理好传统范畴内的文秘工作，而且胜任诸多涉外情况的特殊工作。所以每位有志成为优秀文秘工作者的要做好职业规划。不仅需要具备较高的文化艺术修养和职业道德修养，具备健康良好的身体素质、心理素质和职业素质，还要掌握广博的社会知识并具备较强的应变能力，具备较为扎实的语言文字的基本功底;具备运用不同方式进行写作与文字处理能力;具备独立搞好文秘工作尤其是运用办公自动化设备处理办公事务的能力;具有较强的涉外社会交往、人际应酬和组织协调的能力;具备能够较好管理现代企业和其他公共事业的能力;具备对于社会信息和专业信息进行、分析归纳、综合运用的能力;具备参与决策、项目策划和具体实施的基本能力等。

参考文献：

[1]卢志标.文秘专业教学方法改革探讨.，2010.

[2]胡亚学，郝懿.秘书理论与秘书实务[M].大连：东北财经大学出版社，2007.

[3]陈小梅.加强实践教学培养应用型技能人才[J].科教文汇(中旬刊)，2007，(3).

很快就发现了问题所在。

读起来都不感觉累赘！

湖南师范大学

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目 录

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘书的时代涵义 .....................................................................................................4

2、秘书工作的特点 ...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性 ............................................................................错误！未定义书签。 2.2服务性 ............................................................................错误！未定义书签。 2.3事务性 ............................................................................错误！未定义书签。 2.4政治性 ............................................................................错误！未定义书签。 2.5机要性 ............................................................................错误！未定义书签。 2.6服从性 ............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能 ...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能 ............................................................错误！未定义书签。 3.2秘书的潜在主角作用 ....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位 ...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提

错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题 ............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求 ...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平 ....................错误！未定义书签。 5.2实施严格有效的信息培训制度 ....................................错误！未定义书签。 5.3进行自我教育，更新知识 ............................................错误！未定义书签。 5.4培育创新思维 ................................................................错误！未定义书签。 5.5加强业务培训，提高工作水平 ....................................错误！未定义书签。 结束语..........................................................................................错误！未定义书签。 参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要: 进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字: 秘书 角色 定位

前 言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的众多定义。

（一） 在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角 秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一） 角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突

比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突

比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突

一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒” ，即： 十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。 （3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。 （8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。 （9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。 （10）笔要直：论人衡事都要客观公正。 七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。 （2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。 （3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。 （5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。 （7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、责任意识

总而言之，在现实的工作中，要做好一名合格的秘书，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象。秘书人员不仅要熟练掌握必备的专业技能，而且还要在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的职业素养，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成功。

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