会议接待策划活动方案
时间：2021-10-14 来源：博通范文网 本文已影响 人 
会议接待策划方案
一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF 十大品牌“新地标产品”崛起评选 二、会议时间：2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日
（早 9：00-晚 6：00）
三、下榻酒店：XXX 温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置
（一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域
（二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放
会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐
六、会议接待流程细节 1 1 ）
会前准备要求
1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。
2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。
3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。
4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。
5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。
6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。
7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED 屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。
8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。
9、会议摆台标准 签到桌及文具用品
a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。
10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。
11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。
12、准备安全应急预案 2 2 ）
会议迎候服务（会议开始前 0 30 分钟门口迎候）
1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）
2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。
3 3 ）
会议服务程序
1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。
2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。
3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。
4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。
5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。
6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。
7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各
种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。
4 4 ）
会议结束服务
1、打开会议厅大门，引领客人到出口。
2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。
3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。
4、找合适机会询问主办方意见或建议。
5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。
七、会议流程细节 12 月 4 日：
全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。
12 月 5 日：
8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍 9：30-10：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）
10：30-10：45 进行茶歇休息 10：45-11：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-18：00 与会约 35 家企业演讲并进行打分 18：00 相关领导或主持人宣布当日会议结束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行 供应商与销售平台、产业链平台对接活动
注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排
12 月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约 20 家企业演讲并进行打分 10：00-10：15 进行茶歇休息 10：15-11：30 与会约 25 家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-17：00 与会约 30 家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行 优秀产品/企业评选
17：30-18：00 公布 第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评
选入选名单公布 18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30 返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排
精 品 文 档 资 料
没有这个都不知道怎么写总结了。就像一个良师益友。
每一个人看到会不会有不同的感受呢。
会议接待策划方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：
一、会议主题：
重庆肉协
肉牛产业研讨会
长博集团
二、会议时间：
2014年7月25日—2014年7月27日
三、会议地点：邀请函为准
四、环境布置
（一）会场涉及区域
政府,茶海之心景区，长博生态产业园
五、会议内容
第一板块会 议 安 排
（一）会议时间：2014年7月25日下午
会议地点：现场及长博会议室
会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流
（二）会议时间：2014年7月26日上午8：:30-12:00 会议地点：政府会议中心（暂定）
会议内容：
1）主持人介绍参会来宾，致辞。
2）县政府领导致辞
3）介绍重庆长博生态产业园发展规划
4）遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介
5）做专项研讨
（三）会议时间：2014年7月26日下午14:00-18:00
1）会议地点：政府会议中心（暂定）
2）会议内容：专项讨论
3）会议结束：致答谢辞
（三）会议场地布置：
1）多功能设备：电脑，投影仪设备
2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯
（四）会后合影：
时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按
序下楼，在指定地点合影留念。
第二板块餐饮，住宿安排
（一）2014年7月25日 晚宴时间：18:30
住宿地点：茶海之心酒店
（二）2014年7月26日午餐时间：12:00-14:00
晚餐时间：19:30-20：30
住宿地点：茶海之心景区
（三）2014年7月27日早餐时间：8:00
午餐时间：12:00
1）8：30-12:00参观茶海之心景区
2）做好部分嘉宾回程工作
（三）晚宴方式：
1）圆桌形式，10人一桌
2）菜品：热菜，凉菜，甜品
第三板块交 通 接 送
1驾驶组应全力配合综合协调组
1）驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）
2）嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）
3）备用车辆准备两辆
第四板 块 会 议 接 待
（一）工作内容
1、会议议程策划：
2、编撰、印刷会议邀请函
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；
4、会议前期报名的接待、物品分发等；
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；
8、提供机（车）票的订购服务工作；
9、提供专业接待人员服务工作；
10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；
（二）、组织机构及职责
1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作
（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；
（2）负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系
（3）工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。
（4）负责与本次会议全面对接工作；
（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；
（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；
2、接待服务组
工作职责：驾驶组配合协调组
（1）负责嘉宾的接送工作。
（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；
（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；
（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）
3、会议现场保障组
工作职责：
（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排
（2）当地媒体邀请安排
（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第五板块 内 部 会 议 总 结
会议时间：2014年7月27日下午 会议地点：长博生态产业园办公楼会议室
会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结
