物业公司租售业务信息资料管理规范,菁华1篇
时间：2023-02-06 来源：博通范文网 本文已影响 人 
物业公司租售业务信息资料管理规范1物业公司租售业务信息、资料管理规范目的对租售信息的传递与更新过程,以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。范围适用于租售中心全体及各部门租售人员。职责租售中下面是小编为大家整理的物业公司租售业务信息资料管理规范,菁华1篇,供大家参考。
物业公司租售业务信息资料管理规范1
物业公司租售业务信息、资料管理规范目的对租售信息的传递与更新过程,以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。
范围适用于租售中心全体及各部门租售人员。
职责租售中心及各部门租售人员负责信息的收集、整理和传递;租售中心负责公司各类租售信息的汇总、分析和对外发布。
方法和过程控制
租售信息报送
管理处当日所登记的委托、交易、撤单业务,需及时记录,并在一个工作日内报送租售中心;
如连续半个月都没有任何业务发生,要在当月15日、30日前发知会到租售中心。
租售中心每半个月统计租售交易信息,并挂到内部信息网上。
租售中心每周将各管理处上报信息登记,有效信息在外部信息网上发布。
租售资料保管
管理处所填写的初始租售资料,应明确专人严格保管,除上级领导、财务管理部和租售中心工作人员外,不得提供他人使用或借阅。
在进行委托登记时,租售人员必须注意登记资料的保管,避免客户看到其它相关资料。
租售人员应熟记委托记录,当有业主或客户前来咨询时,要口述房屋委托情况,不可将重要资料出示给客户。
对已失效的租售资料,各部门需至少再保存二年。
租售信息表格的填写
在填写租售信息电子文档时,填入的信息用宋体11号字,表格格式不得改动。
表格内的编号为八位:AABCCC- 度代码;
A为管理处代码;
B为表格代码;
C为业务发生的序号,初始序号为
管理处代码(同邮箱编码):天景-01;
威登-02;
荔景-03;
万景-04;
桂苑-05;
城花-06;
福景-07;
俊园-08;
彩园-09;
花城-10;
金色-11;
温馨
业务表格代码:出租-1;
转让-2;
客户委托-3;
交易-4;
撤单
日期填写的格式:例如:20XX年10月1日,写为。
户型填写的格式:几房几厅几卫,复式户型并需注明。
附属设施栏主要填写室内是否含装修、家电、家私。
各部门应对所有租售合约统一编号保存,编号规则如下:部门简称+[年份]序号,例如:天景[20XX]
备注:物业类型(高层、多层、别墅等)、有无留钥匙、另要补充的内容。
价格:售价和月租在登记时,要了解客户的心理价位,如报最低价需注明。
付清/供楼以及原价需填写。
房号:标明具体房号-苑幢号。
撤单表内的撤单类别,分为业主撤单和客户撤单两类,根据撤单类别填写其中一种。
后面对应的原编号,填写相应原表内的编号。
邮件发送业务表格时,要把所发内容用颜 分:新增或新更改的统一用红色字体,对房源和客户信息中非本期成交或撤单的统一用蓝色字体,其它格式不变。
但在更新信息传递时,要将相应字体颜色调换。
租售信息以年度为单位保存,在下年开始时,启用新表格,相应序号、合同号从001开始登记。
对于跨年度仍然有效的委托,要顺延至下一年度,但原编号不变。
各部门租售人员岗位若发生变动,必须及时通知租售中心,并完善各项交接手续(须有租售中心人员监督),前任租售人员应对新租售人员进行必要的培训,以保证租售工作的连续性。
部门每季度应对本部门租售业务工作情况进行分析总结,并将分析报告报租售中心。
质量记录表格
《房屋出租登记表》
《房屋转让登记表》
《客户委托登记表》
《房屋交易登记表》
《撤单记录表》
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